1. Kavram Olarak 'Zaman Yönetimi'
Geleneksel anlayışa göre akışına müdahale edilemeyen, uzatılıp kısaltılamayan,
insanın kontrol alanı dışında yer alan nadir öğelerden birisi 'zaman' dır. Bu
anlayışa göre her kişinin mevcut zamanı (ömür) sabittir ve kişi onun üzerinde her
hangi bir denetime sahip değildir.
Modern yönetim anlayışında bu kavram değişmiştir. Zaman, onun akışı içine
yerleştirilecek olaylar yoluyla kontrol edilebilir, yönetilebilir.
Örneğin, ayrı ayrı zamanlarda yapıldığı takdirde tA+ tB gibi bir toplam süre alan
A ve B işleri kısmen veya tamamen birlikte yapılabilirse daha kısa bir süre alır.
Böylece mutlak zamana olmasa da onun içine yerleşen olayların sırasına
müdahale edilerek, bir bakıma zaman kontrol altına alınmış olur.
Zaman içine yerleşecek işlerin sırasını değiştirmek yoluyla yapılabilen 'zaman
sıkıştırması!, diğer yandan A ve/ya B işlerinin sürelerini kısaltmaya çalışarak da
yapılabilir. Hızlı okuma, dinlenme, yazma gibi teknikler bu ikinci sınıfa girerler.
Ancak bütün bunların dışında zamanın iyi yönetilebilmesi, hangi işlere öncelik
verileceğini iyi takdir etmekle yani zamanı daha etkin harcamakla mümkündür.
Bu basit gerçekler, yönetim biliminde 'zaman yönetimi' adı verilen bir tekniğin
esasını oluşturur.
Peş peşe yapılacak iki işi birbirinin üzerine bindirmek, işlerin sürelerini
kısaltmak ya da hangi işlerin diğerinden daha önemli olduğunu takdir etmek için
çeşitli metotlar geliştirilmiştir.
2. Zaman Yönetimi Beceri Düzeyinin Belirlenmesi İçin Bir Test
Zaman yönetimi, yani olaylara doğru öncelikleri verebilmek, olayları zaman
içine uygun şekilde yerleştirmek ve/ya onların sürelerini kısaltabilmek
konularında her kişinin becerisi aynı düzeyde değildir. Bazı kişiler, diğerlerine
göre bazı işleri daha çabuk yapabilirken, bazı kişiler daha yavaş hareket
edebilirler. Ya da işleri birden fazla kişiye bölerek, kendi zamanının içine başka
işleri yerleştirebilecek imkanı yaratırlar. Bu beceri farklılığıdır. Aşağıda bu
beceri düzeyinin ölçülmesi için bir test bulunmaktadır.
2
ZAMAN KONUSUNDAKİ VARSAYIMLARINIZ DOĞRU
(D)
YANLIŞ
(Y)
1. Çoğu insanlar, işlerinin bir gereği olarak çok çalışırlar.
2. İşiniz özgündür ve tekrarlı zaman motifleri içermez
3. Hiç kimse yeterli zamana sahip değildir
4. Daha çok yetkiye sahip yöneticiler genellikle daha iyi kararlar verirler.
5. İlave zaman harcadıkça muhtemelen kararlarımızın kalitesi de yükselir
6. Çoğu kişiler, zaman tasarrufu için birçok yollar bulabilirler
7. Zamanın daha iyi kullanımı, esas itibari ile çeşitli işlere harcanan zamanların
azaltılması yoluyla olur
8. İşiniz, insanlarla uğraşmak olduğuna ve bütün insanlar da önemli olduğuna
göre öncelikler tesis edemezsiniz
9. Yetki devri, zamanınızın önemli bir kısmını serbest bırakır ve bazı
sorumluluklarınızı ortadan kaldırır
10. ‘Sessiz bir saat’ bulabilmek genellikle imkansızdır ve özellikle küçük
ofislerde imkansızdır
11. Birçok kimse sorunlarını daha sıkı çalışarak çözebilir
12. İşleri üzerinde verimli olarak yoğunlaşabilen kimseler en etkin icracılardır
13. Eğer işinizi kendiniz yaparsanız, daha az sürede daha çok iş yaparsınız.
Diğer bir deyimle ‘işinin yapılmasını istersen, kendi işini kendin yap’, her şeye
rağmen en iyi tavsiyedir
14. Günlük basit işlerin çoğu planlanmayı gerektirmez ve çoğu kişi de bunları
planlayamaz
15. Önceliklere göre çalışmak daima mümkün değildir
16. Sorunu bulmak kolaydır, zor olan çözümün bulunmasıdır
17. Heba edilen zamanı azaltmanın en iyi yolu, yönetsel fonksiyonlarda bazı
kestirme yolları (kırparak) aramaktır
18. İnsanların çoğu, zamanlarını nasıl harcadıklarını bilirler ve en büyük zaman
israf nedenlerini kolayca teşhis edebilirler
19. Eğer zamanınızı gerçekten iyi yönetseydiniz, bir robot gibi çalışıp yaşardınız
20. En sıkı çalışan, meşgul ve aktif kişiler, en iyi sonuçları elde edenlerdir
21. Gerçekten, zamanınızı kontrol edip yönetmeye çalışsaydınız, birçok tahmin
edilmeyen fırsatı kaçırabilirdiniz
22. Zaman yönetiminde sorun, ani davranışlara izin vermeyişi, dinamik bir
hareket şekli yerine mekanik bir yaşam biçimini gerektirmesidir
23. Amaçlarınızı yazmanıza gerek yoktur
24. Elde ettiğiniz sonuçların çoğunluğu, az sayıda kritik faaliyet tarafından
oluşturulur
3. Test Sorularına İlişkin Yorumlar
Birçok şeyde olduğu gibi yukarıdaki ifadelerin çoğuna verilecek cevaplar için de
'mutlak doğru' ya da 'mutlak yanlış' lar yoktur. Bunlarla beraber bazı cevaplar, zamanın
daha iyi yönetimi açısından diğerlerinden genellikle daha iyidir.
Aşağıda yorumları okurken, bunların birçok yöneticinin gözlemlerine dayandığını
hatırlayınız. Her bir durumda, o kurala ait bir istisnayı muhtemelen bulabilirsiniz. Bu
da, daima mutlakların olmayacağı yargısını güçlendiren bir noktadır.
1. Çoğu insanlar işlerinin bir gereği olarak çok çalışırlar
YANLIŞ. İşlerinin gereği olmayıp kişiliklerinin gereğidir. Zaman zaman herkes çok
çalışabilir. Ancak eğer bu daima meydana geliyorsa bir şeyler yanlış demektir. Bu
yanlış bir şey genellikle sizsiniz. Fazla çalışma genellikle yetki devretmemenin, 'hayır'
diyememenin, uygun öncelikleri teşhis edememenin, ayrıntılar üzerinde gereğinden
3
fazla zaman harcamanın ya da dağınık çalışma şeklinin bir sonucudur. İş çok nadir
olarak kişiyi fazla çalıştırır fakat kişiler genelde kendi kendilerine fazla çalışırlar.
ÖNERİ : İşlerinize üstten bir bakış atınız. Yapılması gereken ya da bir başkasının
yapabileceği neleri yapıyorsunuz? Kişilere 'hayır' dememe sorununuz var mı? Her bir
faaliyetiniz ne kadar önemlidir? İlave yardımcıya ya da çalışmada yeni yollara
ihtiyacınız var mı? Bu sorulara cevap bulmanız doğru yönde hareketinizi sağlayacaktır.
2. İşiniz özgündür ve tekrarlı zaman motifleri içermez
YANLIŞ. Bütün işler tekrarlı zaman motifleri içerir. Eğer işiniz motifsiz görünüyorsa,
motifin yapısını bilmiyorsunuz demektir. Bu motifleri ortaya çıkarmak için verilere ve
sebep-sonuç ilişkilerini bilmeye ihtiyacınız vardır. Bir örnek bu kavramı açığa
kavuşturacaktır. Bir çok kişi telefonu başlıca zaman israf nedeni olarak görür. Örneğin,
günde kaç defa, hangi saatlerde, kimlerden ve ne hakkında telefon alınmaktadır? Kaç
sorun veya soru, ilk aranmada çözümlenebilmektedir? Bir veya fazla sayıda geri
aranmayı gerektirenlerin sayısı kaçtır? Her hafta veya ay, belirli zamanlarda belirli
kişiler, belirli konularda arıyorlar mı? Yeter veri ile motifleri teşhis edebilirsiniz. Motif
teşhis edilince, olayları tahmin edebilirsiniz ve bu tahminleme, zaman üzerindeki
kontrolünüzü arttırır. Böylece planlamayı daha kolay yapabilirsiniz.
ÖNERİ : Her işin motiflenebileceğini biliniz. İşinizdeki başlıca motifleri belirleyiniz.
Böylece zamanınızı etkinlikle yönetmeye doğru büyük bir adım atmış olacaksınız.
3. Hiç kimse yeterli zamana sahip değildir
YANLIŞ. Zaman, bir çelişkidir. Bir yandan hiç kimse yeterince sahip değilken, bir
yandan da herkes daima ona sahiptir.
Sorun, sahip olunan zaman değil, onu nasıl kullandığınızdır. Çelişki, zamanın görünen
yetersizliğinin ötesine uzanmaktır. Mesele esas itibari ile öncelikler ve değerler
konusudur.
Yapılması gerekir gibi görünen her şeyi yapmak için yeterli zaman yoktur. Çelişkinin
çözümü zamanı idare etmektir. Aksi halde, hariçten gelen baskı ve isteklere göre,
zamanınızı nasıl kullanacağınızı başkaları belirleyecektir.
Zamanı yönetmek, zamanı kontrol etmektir. Zamanı kontrol etmenin sırrı, gerçekten
önemli olan işleri yapmak için daima yeterli zamanın bulunduğunu hatırda tutmaktır.
Güçlük, neyin önemli olduğunun bilinmesindedir. Aranan cevap, kim olduğunuz,
nereye gittiğiniz ve oraya gitmeyi nasıl planladığınızın kapsamlı bir analizini gerektirir.
Çoğu kimse, bu kapsamlı analize zaman ayıramayacak kadar eylem- eğilimlidirler ve
düşünmek yerine yapmayı tercih ederler. Bu nedenle de doğru cevapları genellikle
bulamazlar.
ÖNERİ : Kim olduğunuzu ve ne yapmak istediğinizi düşünün. Amaçlarınızı yazıp
bunları önceliklerini tespit ediniz. Zaman kullanım planınızı, yüksek öncelikli işlere
daha çok zaman ayırabilecek şekilde tekrar yapın. Sonuçta, ne kadar çok zamana sahip
olduğunuzu görüp şaşıracaksınız.
4. Daha çok yetkiye sahip yöneticiler genellikle daha iyi kararlar
verirler.
YANLIŞ. Alt düzeydeki kişilerde mükemmel kararlar alabilirler. Hatta onların kararları,
olaylara daha yakın oldukları için genellikle daha da iyidir. ‘Üst düzey kişilerin iyi
kararlar verdiği' varsayımı iki soruna yol açar.
Birincisi, kişiler çok sayıda kararları üstlerine bırakırlar. Bazı kararlar üstlere
bırakılmalıysa da bu hepsi için doğru değildir. Kararları üstlere bırakan kişiler genellikle
kendilerinin iyi karar verme konusundaki yeteneğine güvenmeyen kişilerdir. Ya da
4
kişiler, kararları, daha çok yetkiye sahip olanların vermesi gerektiğini ve onların
otomatik olarak daha iyi kararlar alacağına inanırlar.
Ortaya çıkan ikinci sorun, kişilerin astlarına yetki devretme konusundaki hatalarıdır. Bu
çoğunlukla, astların üstleri kadar iyi karar veremeyecekleri inancıyla birlikte bulunur.
Bütün bunların temelinde astların yetersiz eğitim ve gelişme trendleri bulunur. İyi
eğitim almış astlar, iyi karar verirler.
ÖNERİ : İlk sorun için, kendinize güveninizi oluşturmaya çalışın. Az önemli olanlarda
kararlar vererek işe başlayıp, daha önemli kararlara doğru yürüyün. Giderek daha
önemli konularda kararlar vermeniz, kendinize güveninizi olağanüstü arttıracaktır.
İkinci sorun için, astlarınızın yeterli şekilde eğitildiğinden emin olun. Önce küçük
kararlar, daha sonrada tedricen daha önemli kararları astlarınıza bırakmaya devam
ederek kendinizi çok sayada karar vermekten kurtarınız. Muhtemelen astlarınızın
yeteneklerinin ne kadar yüksek olduğunu zevkle göreceksiniz.
5. İlave zaman harcadıkça muhtemelen kararlarınızın kalitesi de yükselir.
YANLIŞ. Gereksiz zaman harcamak çok nadiren kararların kalitesini düzeltir.
Muhtemelen yanlış yapmaktan korkuyor ya da doğru karar almak için çok kuvvetli
istekliliğe sahip bulunuyorsunuz. Bu konularda genç insanlar, deneyimli yöneticilere
göre daha büyük güçlüklerle karşılaşırlar.
Herhangi bir kararı vermeden önce, gereken tüm bilgilere sahip olmak daima arzu edilir
bir özellik olmasına rağmen, pratikte her zaman mümkün olmayabilir. Ek bilgilerin,
kararınızda ek bir düzelmeye yol açmayacağı bir noktada kararınızı vermelisiniz.
Ancak, bu noktanın belirlenmesi her zaman kolay değildir. Ancak, her bir bilgi
kırıntısına sahip oluncaya kadar kararınızı bekletmeyi bir alışkanlık haline getirirseniz,
bu takdirde işler umulmayacak kadar uzayacaktır. Zaman zaman bir kararın 'bir süre
üzerinde uyumak' iyi sonuçlar verebilir. Ancak bunu da usul haline getirmemek gerekir.
ÖNERİ : Her karar için, bir karar verme noktası vardır. Bazı kararlarınız için süreyi
kısaltmaya çalışın. Acele karar verici olmamakla birlikte, kararlarınızı sürüncemede de
bırakmayın. Kısa bir deneyim süresi, çeşitli kararlar için uygun zamanlamayı
öğrenmenize yardımcı olacaktır.
6. Çoğu kişiler zaman tasarrufu için birçok yollar bulabilirler
YANLIŞ. Zaman tasarrufu için herhangi bir yol yoktur. Bütün yapabileceğiniz zamanı
harcamaktır. 'Zamanı tasarruf ediyorum' dediğinizde, belirli bir iş için daha az zaman
harcadığınızı kastediyorsunuz.
Ancak bu 'tasarruf edilen' zaman, ilerdeki kullanımlar için bir yerde biriktirilemez.
Bütün zaman cari zamandır. Hepsi 'şimdi' harcanmalıdır. Çok sık olarak kişiler bir alana
harcadıkları zamanı kısaltırlar. Fakat diğerleri boşluğu doldurur.
Parkinson yasası ('işler, yapılması için mevcut bulunan zamanı dolduracak şekilde
gelişirler') son derece gerçektir ve zamanın tasarruf edilmesi hiçbir zaman
gerçekleşmez.
ÖNERİ : Zamanı nasıl tasarruf edebileceğiniz üzerinde düşünmekten vazgeçin. Onun
yerine zamanı nasıl harcamanız gerektiğini düşünün. Zamanınızı daha iyi yönetmenin
tek yolu, onu daha iyi sarf etmektir.
7. Zamanın daha iyi kullanımı, esas itibariyle çeşitli işlere harcanan zamanların
azaltılması yoluyla olur
YANLIŞ. Zamanın iyi yönetimi, her faaliyete uygun miktarda zaman harcamayı
gerektirir. Bazı işler için bu, sürenin azaltılması diğerleri için ise ayrılan zamanın
5
artması demektir.
Buna göre mesela toplantılara harcanan zamanın azaltılması (toplantı sayısını
azaltmadan, hatta belki de arttırarak), rasgele görüşmeler, rapor ve yazışmalar ve benzer
faaliyetler için ayrılan sürelerin gözden geçirilmesine çalışılmalıdır.
Diğer yandan ise planlamaya, düşünmeye, astların geliştirilmesine ve diğer önemli
faaliyetlere ayrılan sürelerin arttırılması yararlı olur.
ÖNERİ : Bütün faaliyetlerinize bakınız. Her birinin önem derecesini, yapmak
istedikleriniz açısından değerlendiriniz. Hangilerine ayrılan zamanın azaltılabileceğine
ve hangilerinin arttırılabileceğine karar verin. Hiç yapmadığınız ve yapılması gereken
işleri bulunuz. Faaliyetleriniz daima amaçlarınızla tutarlılık içinde olmalıdır.
8. İşiniz insanlarla uğraşmak olduğuna ve bütün insanlar da önemli olduğuna göre
öncelikler tesis edemezsiniz.
YANLIŞ. Bütün insanlar önemli olabilir. Fakat sizin uğraştığınız konular ve onlara
dahil olan tüm kişiler eşit öneme sahip olamaz. Organizasyonunuzda, işlerinize
diğerlerine göre daha fazla etkide bulunan kimseler var mı? Gerçekte herkese eşit
muamele yapıyor musunuz? Bu, bireylerin diğerlerini göz ardı etmek ya da insan
değerini küçük görmek değildir.
Bu varsayımın arkasına gizlenen kişiler, genellikle zor kararları vermek istemeyenlerdir.
Tüm kişiler insan olarak önemlidirler; ancak faaliyetler, talepler,baskılar ve sorunların
öne sürdüğü kişiler eşit öneme sahip değildirler.
ÖNERİ : Konuları kişilerden ayırmayı öğreniniz. Sabırla fakat ısrarlı, kibar fakat açık
sözlü, diplomatik fakat kararlı olunuz. Önemli amaçlarınızı yerine getirmek için
zamanınızı yönetirken, bazı kişilere nasıl davranılacağı konusunda zor kararlar
vermeniz gerekebilir.
9. Yetki devri, zamanınızın önemli bir kısmı9(i)-6(n)0.7(lnı serbest bırakır ve bazı
sorumluluklarınızı ortadan kaldırır.
YANLIŞ. Uzun vadede yetki devri size zaman kazandırabilir, ancak sorumluluklarınızı
asla ortadan kaldırmaz. Gerçekte yetki devri, daha fazla toplam sorumluluk yaratır. Bir
görevin devredilmesinden sonra sorumlu hala devreden kişidir ve üstlerine hesap
vermesi gereken kişidir. Eğer görevi uygun şekilde devretmiyorsa, bunun öğrenilmesi
belli bir süre alacaktır.
Astlarınızı eğiterek kendilerine devredilen yetkilerle ilgili işleri doğru yapmalarını
öğretiniz. Kısa vadede bu, işleri bizzat yapmanızdan daha uzun süre alabilir. Ancak
yetki devrindeki gelişmeler son derece sakıncalıdır. Sadece astların işlevinin ellerinden
alınmasına değil (çünkü onlar yapabileceklerine göre onların işleridir) bir ayrıntılar dağı
altında kalınmasına yol açacaktır.
Kişi sayısı kadar yetki devretmeme sebebi vardır. En sık dile getirilen sebepler, astlara
güvenilmemesi, yanlış yapma korkusu ve zaman yetmezliğidir. Bunlara karşı yetki
devretmemenin olası sonuçları düşünülmelidir. Aşırı yüklenme, astların gelişmemesi ve
buna bağlı olarak moral çöküntüleri ve tüm organizasyonun bozulması olası sonuçlardır.
ÖNERİ : Bütün faaliyetlerinize bakınız. Yapılması gerektiğini düşündüklerinizi elimine
edin. Geri kalanlardan hangilerinin sizce yapılması gerektiğine karar verin. Bundan
artanların astlarınıza devredilmesi için bir plan yapın. Bu, astların eğitilip geliştirilmesi
için zaman harcanması anlamında ya da kendiniz ve işleriniz hakkında yeni bir biçimde
düşünmeniz anlamına gelebilir. Ama her şeye rağmen sonuçta siz, astlarınız ve
kuruluşunuz fayda görecektir. Yetki devri, ilerde zaman kazanmak için şimdi zaman
harcamak demektir. Yani bir çeşit zaman yatırımıdır. Astlarınızı eğitip onlara sistemli
6
şekilde daha fazla yetkiler vermeye başlayınız.
10. 'Sessiz bir saat' bulabilme genellikle imkansızdır ve özellikle küçük ofislerde
imkansızdır.
YANLIŞ. Hemen hemen herkes, hiç kesilmeden önemli projeler üzerinde
yoğunlaşabilecek bir zaman parçası demek olan 'sessiz saat' i bulabilir.
Acaba niçin daha çok kişi 'sessiz saat' kavramından faydalanmazlar? Birçok kimse basit
olarak kendi durumlarında böyle bir şeyin olabileceğine inanmaz. Daima astlarına
yardıma, onları kontrol etmeye hazır bulunmaları gerektiğine ya da astlarının bu 'sessiz
saat' ten dolayı gücenebileceklerine inanırlar.
Kendinize böyle bir zaman ayırmadığınızı varsayıp olası sonuçları düşünün.
Çabuk yapılması gereken işler, çeşitli kesintiler dolayısıyla daha uzun süre alacaktır.
Düşünce zinciriniz kopacak ve yaratıcılığınız azalacaktır. Astlar 'sessiz saat 'ten dolayı
çok nadiren gücenebilirler. Aksine size istekle yardım edeceklerdir. Özellikle onların da
sessiz saat bulmalarına yardımcı oluyorsanız, bu ilişki daha da yapıcı olacaktır.
ÖNERİ : Eğer işiniz, 'sessiz saat' den fayda görebilecek ise onu nasıl yaratabileceğinizi
düşünün. Günün en uygun zamanını seçin. Astlarınızla ne yaptığınızı ve nedenlerini
müzakere ediniz. Gerek kendinizin gerekse onların sessiz saat bulmaları için astlarınızın
işbirliğini sağlayın.
11. Birçok kimse sorunlarını daha sıkı çalışarak çözebilir.
YANLIŞ. Akıllıca çalışmak daima çok çalışmaktan üstündür. Bu varsayım hayatın ilk
bölümünde başlar. Çocukluk çağlarında gayret gösterilmesi, biraz daha sıkı çalışılması,
nasihat edilir ve yerine getirilmesi halinde bazı ödüller alınır. Şüphesiz ki sorun basit
değildir. Bazen çok çalışmak en iyi yoldur. Fakat çoğu kimse bir diğer yol aramaz. İşi
kısaltmanın bir yolu olabileceğini, bazı adımların elimine edilebileceğini, bazı
parçaların birleştirilebileceğini ve daha kolay çalışırken de daha çok iş yapılabileceğini
çoğu kişi düşünemez.
Yanlış bir işin çok çalışarak yapılmasının faydası yoktur.
Daha çok iş yapmanın yolunun sadece çok çalışmak olduğuna inananlar, fazladan
saatlerce çalışan, her gece eve iş götüren, stres ve tansiyon ile başı dertte olan gereksiz
yere vücutlarını cezalandıran ve yine de sonuç alamayan kişilerdir.
ÖNERİ : Çok değil akıllıca çalışın. Yapmanız gereken işlerin sayısını azaltacak yollar
bulmaya çalışın. İşi daha kolay veya çabuk yapılabilir hale getirin. İş akışını zaman
zaman analiz ederek, her şeyin düzenli gittiğinden emin olun.
12. İşleri üzerinde verimli olarak yoğunlaşabilen kimseler en etkin icracılardır.
YANLIŞ. Verimlilik mutlaka etkinliğe yol açmaz. Çoğu kişi genellikle verimlilikle
etkinliği eş sayarlar, ancak ikisi çok farklıdır. Verimlilik bir şeyi yapmanın fiyatı ya da
faydalanılan kaynakla ilgilenir. Bunlar genellikle para, harcanan malzeme ve gerekli
insan sayısı cinsinden ölçülendirilir. Verimli olmak için, verilen bir işi en az kaynak
kullanarak yapmak yeterlidir. Diğer yandan etkinlik, amacın yerine getirilmesiyle
ilgilidir. Amaca ulaşılır ya da ulaşılamaz.
Verimlilik bazen ‘maliyet-etkinlik’ şeklinde ifade edilir ve genellikle maliyetin etkinliğe
veya girdilerin çıktılara oranı olarak belirtilir.
Çoğu kimse daha verimli olmayı hedef edinip, bunun kendilerini daha etkin kılacağına
inanırlar. Sonuçta son derece verimli olabilirlerse de, amaçlarının çok az bir kısmını
gerçekleştirebilirler. Peter Drucker’in gözlemlediği gibi, ‘doğru şeylerin yapılması,
şeylerin doğru yapılmasından daha önemlidir’.
7
ÖNERİ : Önce etkinliğe ondan sonra da verimliliğe yoğunlaşınız. Önce, ne yapmanız
gerektiğini belirleyin. Ondan sonra o şeyi en verimli nasıl yapacağınızı düşünün. Doğru
şeyleri, doğru şekilde yapınız.
13. Eğer işinizi kendiniz yaparsanız, daha az sürede daha çok iş yaparsınız. Diğer bir
deyimle, ‘İşinin yapılmasını istersen, kendi işini kendin yap’, her şeye rağmen iyi bir
tavsiyedir.
YANLIŞ. Kendi işini kendi yapmak, kısa vadede daha iyi ve hızlı görünebilir. Ancak,
uzun vadede ne daha hızlı ne de daha iyidir. Yalnız sizin daha doğru, iyi ve hızlı
yapabileceğinize inandıkça, çok az yetki devredersiniz. Bu büyük ve aşılmaz bir engel
oluşturabilir. Bu, astlarınızı eğitip geliştirmeyi ihmal etmenize ve giderek, makul
ölçülerden fazla iş yüklemenize, rutin ayrıntılara daha çok girmenize ve sonuçta tüm
işleri ‘yukarıda’ bitirmenize (aksi olması gerekirken) yol açar.
Meslek hayatınıza başladığınızda tamamen kendi performansınızla ilgilisiniz. İşinizi
daha iyi yaptıkça daha hızlı yükselirsiniz. Bu yükselmeler, yönetsel işlere yol açar ve
yetki devri sorunları başlar. Evvelce yükselme ve diğer ödüller yalnız sizin
performansınıza bağlıyken bu defa başkalarının performansına bağlı hale gelir. Siz bu
durumda ancak astlarınızın eğitim ve gelişmesinden vazgeçerek, özellikle kritik anlarda
kendi performansınıza güvenebilirsiniz.
ÖNERİ : Sonuç almadaki yeteneğinizin, astlarınızın performanslarına sıkı sıkı bağlı
olduğunu kabul ediniz. Başarı, sadece sizin gayretinizin değil, birlikte çalıştıklarınızın
kolektif çabalarının bir sonucu olabilir.
Yeteneğiniz de, zamanınız da, sınırsız olabilir. Eğer astlarınızı geliştirmezseniz,
gelecekte yeteneğiniz de zamanınız da sınırlı hale gelecektir. Yukarıdaki varsayımın
kısa vadedeki aldatılıcılığına kanmayın.
‘Kendi işini kendi yapmaya’ eğiliminiz arttıkça, zamanınız daha kötü kullanılmaya
gidecektir. Muhtemelen, göreli olarak daha az önemli şeylere gereğinden fazla zaman
ayırmaya başlayacak, sadece sizin yapabileceğiniz işler için yeterli zaman
bulamayacaksınız.
14. Günlük basit işlerin çoğu planlamayı gerektirmez ve çoğu kişi de bunları
planlayamaz
YANLIŞ. Eğer zamanınızı kontrol etmek istiyorsanız, basit günlük faaliyetler en çok
planlamaya ihtiyaç gösterenlerdir. İnsanların çoğunluğu kendi durumlarını ‘özgün’
olarak nitelerler.(‘Başkaları günlerini planlayabilir fakat benim işim öyle değildir’).
İnsanların çoğu krizleri ve çıkmaz durumları iş tanımlarının bir parçası olarak kabul
ederler. Bu anlamsızdır. Her şey planlanabilir. Rasgele görünümlü bu hareketli günler
dahi bazı motiflere sahiptir. Bazı motiflerin ortaya çıkarılması diğerlerine göre daha
güçtür ama mevcuttur. Bu motifleri keşfediniz ve böylece gelecekteki olayları tahmin
edebilecek ve böylece onları planlayıp zamanlayabilecek anahtarlara sahip olunuz.
Günlük olayları planlayamamak, işleri rasgele gidişe bırakmak demektir. Her ne vuku
bulursa o olay zamanın kontrolünü elinizden alır.
Kaderci yaklaşımı bozmak için planlamalısınız.
ÖNERİ : İşinizdeki motifleri belirleyebilmeniz için günlük zaman kaydı tutunuz. Daha
sonra bu bilgileri her günün planlaması ve zamanlaması için kullanın. Planlarınızda, her
şeye rağmen ‘unutulmayan’lar için yer bırakın. Planlarınızda erken faaliyetlere ağırlık
verin.
Sabah geçince, gün de gider.
8
15. Önceliklere göre çalışmak daima mümkün değildir.
YANLIŞ. Sadece mümkün olmakla kalmayıp ayrıca mutlak zorunluluktur. Çeşitli
görevlere, öncelik esasına göre yaklaşmadığınız takdirde zamanınızın kontrolünü asla
ele geçiremezsiniz. Zamanı yönetmek, onu mümkün olan en iyi yolda harcamak
demektir.
Her şey eşit öneme sahip değildir. Öncelikleri tesis edip onları uymakta hata
yaptığınızda, daha önemli işleri ihmal etmek pahasına daha az önemli olanları
yapıyorsunuz demektir. Öncelik esasına göre çalışmayı öğrenmek, planlamayı ve ayrıca
da sürekli dikkat ve karşılaştırmalar yapmayı gerektirir.
Yaptığınız plandan sapma durumu ile karşı karşıya kaldığınızda durup kendinize şunu
sorunuz:
‘Planlamış olduğumdan daha önemli ne oldu ki planımı değiştiriyorum?’ Eğer yeni olay
gerçekten daha önemli ise devam edin ve planınızı bozun. Eğer daha az önemli ise –ki
genellikle böyledir- planınızı bozmamaya ve mesela yeni işi ertelemeye ya da başka bir
zamana planlamaya çalışın.
ÖNERİ : Öncelikleri bir çalışma adeti haline getirin. Sürekli olarak kendinize,’
Zamanımın en iyi kullanım şekli nedir?’, ‘Daha önemli olan nedir?’.
Önem daima, erişmek istediğiniz amaçlara göre oluşur.
16. Sorunu bulmak kolaydır, zor olan çözümün bulunmasıdır.
YANLIŞ. Problemin doğru teşhis edilemeyişi, onun çözümünü engelleyen en önemli
unsurdur. Teşhisi bir yana bırakıp doğrudan çarelere atlamak çok yaygın bir eğilimdir.
Bu eğilimin sonucu, probleme dokundurulmadan bir yanda dururken, onun belirtileri
(semptomlar) ile meşgul olunmasıdır.
Denebilir ki 100 problemin 90’ının çözümünde bu hata yapılmaktadır. Problem yerine
onun semptomları ile uğraşmak! Problemin doğasını anlamak için, muhtemelen bilgi
toplamanız gerekecektir.
Örneğin ‘kesintiler’ in sorun olduğunu hemen söylemeyin. ‘Kesinti’’lere ne (ler) in
sebep olduğunu, hangi sıklıkta meydana geldiğini bulmaya çalışın
Bu yaklaşımla çoğu problemin, kendi çözümünü kendi içinde taşıdığını göreceksiniz.
ÖNERİ : Semptomları ve problemleri birbirine karıştırmayın sorunun tam doğasını
anlayabilmek için bilgi toplayınız. Çözümün çok kolaylaşacağını ve daha iyi
işleyeceğini göreceksiniz.
17. Heba edilen zamanı azaltmanın iyi bir yolu, yönetsel fonksiyonlarda bazı kestirme
yolları (kırparak) aramaktır.
YANLIŞ. Yönetsel fonksiyonlardaki çoğu kestirme yollar sonuçta büyük zaman
kaybına yol açar. Sürekli zaman baskısı altında bulunduğunda çoğu yönetici,
fonksiyonlarının bir bölümünü kesip atmaya çalışır.
Maalesef bu gibi kırpmalarda daima, sadece yöneticinin yapabileceği en önemli
fonksiyonlar (planlama, astların geliştirilmesi gibi) ve daha az önemli fakat acele işler
ön safa gelir.
Her zaman acele işler önemli işlerin önüne geçiyorsa o zaman bir sorunun yaratılmakta
olduğunu biliniz. Şüphesiz ki acele işler yapılmalıdır. Ancak acele ‘görünüşlü’ işlerin
‘gerçekten’ acele olup olmadığına bakılmalıdır. Ayrıca ‘gerçekten acele’ işlerin de
yöneticiler tarafından yapılma zorunluluğu yoktur.
Acele işler kısa vadeli sonuç üretenlerdir. Önemli işler ise uzun vadeli sonuçlara yol
açarlar. Önemli işleri kestirmeden atlayan yöneticiler bir süre sonra müthiş zaman
sorunlarıyla karşılaşırlar.
9
ÖNERİ: Bütün faaliyetlerinize bakın. Amaçlarınıza göre hangileri daha önemli, daha az
önemlidir? Rutin ve gereksiz işler için kestirme yollar arayın. Gerçekten önemli işler
için yeterli zamanı ayırdığınızdan emin olunuz.
18. İnsanları çoğu, zamanlarını nasıl harcadıklarını bilirler ve en büyük zaman israf
nedenlerini kolayca teşhis edebilirler
YANLIŞ. Çok az kimse gerçekten zamanı nasıl harcadığını bilir. Buna inanmıyor
musunuz?
Geçtiğiniz haftada ne yaptığınızı tam olarak hatırlamaya çalışınız. Bir çok kimse gibi,
yapmış olduğunuz şeylerin çoğunu hatırlayamayacaksınız. Niçin?
Çünkü bir çok davranışınız alışkanlıklar nedeniyledir. Adetler, otomatik davranışlardır.
Bir alışkanlığınızı yaptığınızda, faaliyetiniz üzerinde yoğunlaşamaz, önceden oluşmuş
rutin ve motifleri izlersiniz.
Hatta işiniz, özgün görevlerden oluşmuşsa bile, muhtemelen yaklaşımlarınız rutin
şekildedir.
Zaman alışkanlıklarınızı gerçekten biliyorsanız çok kolaylıkla kötü zaman
harcayabilirsiniz. Zaman motifleriniz, yapmak istediklerinizle uyumsuz hale gelebilir ve
şüphesiz olarak zaman israf etmeye başlarsınız. Çoğu kimse her gün en az iki saatini
heba eder.
ÖNERİ : Kendinize bir zaman cetveli tutun.
Bir veya iki hafta için kullandığınız zamanları kaydedin. Zaman alışkanlıklarınızı ve
motifleri keşfedin. Nerelerde zamanınızın israf edildiğini bulun. Bulduklarınız sizi çok
şaşırtabilir.
19. Eğer zamanınızı gerçekten iyi yönetseydiniz, bir robot gibi çalışıp yaşardınız.
YANLIŞ. Yalnızca zamanınızı iyi kullanabildiğiniz takdirde –hayatınızın her alanında
önemli olanları yaparak- aradığınız özgürlüğe sahip olabilirsiniz.
Başarının nasıl tanımlandığına bakılmaksızın, psikologlar çok az kimsenin kendilerini
başarılı hissettiklerini söylerler. Bunun sebebi, kişilerin amaçlarının bulunamayışıdır.
Çoğu kimse, belirli bir amaç olmadan bir faaliyetten diğerine atlarlar ve işlerin kendi
kendisine olacağını ya da onları başkalarının yapacağını sanırlar.
Zamanınızı yönetmek, zamanın sizi değil, sizin zamanı kontrol etmenizdir. Zamanı
kontrol etmek için planlamalısınız. Olaylar kendiliğinden, tesadüfen olmazlar. Olaylar,
genellikle insanlar istediği için olurlar. Planlama, amaçların belli olmasını gerektirir.
Amaçlar bulunmaksızın planlanacak bir şey de yoktur.
Bu, robot gibi anlamsız ve rutin bir biçim değildir. Aksine özgür ve dinamik bir
yaklaşımdır. Zamanını planlayan kişiler canlı, değer verdiği şeyleri gerçekleştiren
kişilerdir.
ÖNERİ : Amaçlarınızı açıklığa kavuşturun.
Hayatınızda gerçekten ne yapmak istiyorsunuz? Evde, işte ve eğlencede amaçlarınız
nelerdir? Bunları belirledikten sonra, zaman kullanımınızla bu amaçları karşılaştırın.
Zamanınızı daha iyi planlayın. Zamanınız, hayatınızdır. Zamanınızın israfı, hayatınızın
israfıdır. Hayatınızı niçin yaşamıyorsunuz?
20. En sıkı çalışan, meşgul ve aktif kişiler, en iyi sonuçları elde edenlerdir.
YANLIŞ. Meşgul ve aktif olmak mutlaka sonuç almak anlamına gelmez. Bu kavram
bizlere çocukluğumuz sırasında ebeveyn ve öğretmenlerimiz tarafından sürekli olarak
yapılan ‘meşgul bulunmak’ telkinlerinden doğmuştur.
İş hayatında ise yöneticilerin, astlarını sürekli meşgul tutmak yolundaki gayretleriyle
kuvvetlenir. Çok azımız bu ‘meşguliyet’ tuzağından kaçabiliriz. Çok azımız, ne
yaptığımızı düşünmeye daha çok zaman harcamaya çalışırız. Fiziksel aktiviteler, zihni
10
faaliyetlere göre daha değerli görünür. Bunun bir sonucu olarak da çoğumuz düşünüp
plan yapmak yerine ‘bir şey yapmayı’ tercih ederiz.
Bu tür faaliyetler kişiyi hiçbir yere götürmez. Zaman harcatır, ancak geriye bir ‘icra’
getirmez.
Yüksek öncelikli işlere hemen hemen katkısı olmayan düşük değerli faaliyetlere
gereğinden fazla zaman harcanır.
ÖNERİ : Her gün, faaliyetleriniz hakkında düşünmek için biraz zaman harcayın
Her faaliyetiniz amaçlarınıza ne kadar katkıda bulunuyor? Halen yapmadığınız hangi
faaliyetleri yapmanız gerekir?
Faaliyete geçmeden önce düşünmek genellikle daha iyi sonuçlara götürür.
21. Gerçekten, zamanınızı kontrol edip yönetmeye çalışsaydınız, bir çok tahmin
edilemeyen fırsatı kaçırabilirdiniz
YANLIŞ. Fırsatları kaçırmış olamazsınız, çünkü zamanınızı iyi kullanmadığınız için
fırsatları izleme imkanınız azdır.
İyi zamanın yönetimi, marjinal faaliyetlere ayrılan zamanların azaltılıp, daha önemli
faaliyetlere zaman ayırabilmesini sağlar.
Etkin olarak zamanını kontrol edebilen kimseler, beklenmeyen fırsatlardan yararlanmak
açısından en iyi durumda olanlardır.
ÖNERİ . Amaçlarınıza ve zamanınızı nasıl kullanacağınıza bir göz atın.
Faaliyetleriniz amaçlarınızla tutarlı mı? Zamanınızı kötü kullandığınız için ne kadar
fırsat kaçırdınız?
Zamanınızın kontrolünü elde tutun ve fırsatları değerlendirebilecek imkanlara sahip
olun.
22. Zaman yönteminde sorun, ani davranışlara izin vermeyişi, dinamik bir hareket
şekli yerine mekanik bir yaşam biçimi gerektirmesidir.
YANLIŞ. Zamanını iyi yöneten kimseler, yeni fırsatları izlemek ve ani davranışlar için
daha çok zamana sahiptirler. Ayrıca bundan herhangi bir suçluluk duymadan yaparlar.
Dolayısıyla yapmaktan hoşlandığınız diğer şeyleri yapmak için çok zamanınız olacaktır.
ÖNERİ : Hayatınıza renk katabilecek bazı şeyleri de zaman programınıza katın.
Sizi eğlendiren şeyler için zaman bulmak motivasyonu, sizi zamanınızı yönetmeye
götürebilir.
Mesela bir sabahınızı boş bırakın. O sabah ne istiyorsanız onu yapın.
23. Amaçlarınızı yazmanıza gerek yoktur.
YANLIŞ. Amaçlarınızı yazmak, üç nedenden dolayı önemlidir.
Birincisi, onları açığa kavuşturmanızı sağlar.
Amaçlarınız hakkında sadece bir zihin notunuz var ise, muhtemelen sisli ve zayıf
tanımlanmıştır. Onları her düşündüğünüzde aynı şekilde hatırlamayabilirsiniz.
İkincisi, amaçlarınızı yazmanız onları unutmanıza engel olur.
Üçüncüsü ve muhtemelen en önemli amaçlarınızı onlara kendinizi bağlamanıza sebep
olur. Amaçların yazılması değerli bir motivasyon tekniğidir.
ÖNERİ . Amaçlarınızı yazıp, önünüzde bulundurun. Onları yazarken şu kıstaslara uyun:
Amaçlar; (1) ölçülenebilir, (2) Spesifik, (3) gerçekçi, (4) birbiriyle uyumlu, (5)
zamanlanmış olmalıdır.
24. Elde ettiğiniz sonuçların çoğunluğu, az sayıda kritik faaliyet tarafından
oluşturulur.
11
DOĞRU. Bu gerçek ilk defa Vilfredo Pareto (19. Asır İtalyan ekonomisti) tarafından
gösterilmiştir. Daha çok 80-20 kuralı şeklinde bilinir: Sonuçların yüzde sekseni, ona yol
açan nedenlerin yüzde yirmisi tarafından oluşturulur.
Bu, başarınızın az sayıda kritik faktör tarafından oluşturulduğu anlamına gelir.
Bu yüksek değerli faaliyetlerinizi tanımlayabilir misiniz?
ÖNERİ : Amaçlarınızın gerçekleştirilmesi açısından bazı şeylerin diğerlerinden çok
daha değerli olduğunu kabul edin.
Hangilerinin geçekten en önemli olduğunu keşfetmek için bütün faaliyetlerinizi gözden
geçirin. Ondan sonra da yüksek değerli faaliyetlere yoğunlaşmaya başlayın.
4. Test Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Yukarıdaki 24 soruya verdiğiniz değerlendirilmesi sonunda:
22 ila 24 doğru cevap: Mükemmel - kesinlikle zamanınızı iyi kullanıyorsunuz.
19 ila 21 doğru cevap: İyi – 1. Sınıf bir zaman yöneticisi olma yolundasınız.
16 ila 18 doru cevap: Orta – Hala iyi sayılabilirsiniz ancak varsayımlarınızı gözden
geçirmelisiniz.
16’dan az doğru cevap: Zayıf – Zamanınızı daha iyi kullanmak için varsayımlarınızı
değiştirmelisiniz.
.......................
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder